Déclaration des bénéficiaires effectifs (DBE)

Une société civile ou commerciale a l'obligation de déclarer les personnes bénéficiaires effectifs qui la composent.

Cette démarche a été mis en place en France par la loi sapin II du 9 décembre 2016 relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.

Une directive européenne du 30 mai 2018, renforce les modalités et obligations liées à la tenue des registres des bénéficiaires effectifs pour prévenir l'usage du système financier à des fins frauduleuses.

D'autres textes de loi viennent ensuite conforter cette obligation par ordonnance du 12 février 2020.

Pour cela, certaines formalités sont à effectuer avec notamment la remise du document relatif au bénéficiaire effectif.

Cette formalité peut s'effectuer sous format papier ou bien directement en ligne sur la page dédiée du site Infogreffe.

Qu'est-ce qu'un registre des bénéficiaires effectifs RBE ?

Le registre des bénéficiaires effectifs RBE est un document permettant aux entreprisesde faire une déclaration des personnes associés ou actionnaires exerçant un pouvoir effectif sur la gestion de l'entreprise.

La déclaration se fait auprès du greffe du tribunal.

Ce pouvoir de contrôle peut prendre deux formes :

• La détention de parts sociales du capital social de la société ;

• La détention de droits de vote.

L' article L. 561-45-1 du Code monétaire et financier définit toute personne morale ayant l'obligation d'une déclaration des bénéficiaires effectifs avec toutes les informations les concernant.

Cette obligation incombe aux entreprises qui ont été immatriculées auprès du RCS après le 1er août 2017.

Ce dispositifest un moyen pour aider les autorités dans leur lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.

Qu'est-ce qu'un bénéficiaire effectif ?

Le Code monétaire et financier définie le bénéficiaire effectif d'une société ou d'une entreprise comme une personne physique exerçant un contrôle sur les organes de gestion deentreprisesdites civiles ou commerciales.

Le bénéficiaire effectif d'une société va exercer son contrôle sur les organes de gestion en possédant plus de 25% du capital ou bien des droits de vote.

Un bénéficiaire effectif peut également exercer son pouvoir en contrôlant directement les organes de gestion et de direction.

Enfin, une inscription en tant que bénéficiaire effectif d'une société ou d'une entreprise peut être le cas pour une personne qualifiée de représentant légal de la société.

Bénéficiaire effectif avec droits de vote

Les bénéficiaires effectifs des entreprises sont les personnes associés ou actionnaires qui obtiennent un même pourcentage du capital et des droits de vote.

Néanmoins, il peut y avoir des variables selon la forme juridique de la société.

Bénéficiaire effectif avec un pouvoir sur la société

Au sein d'une société, certains associés peuvent exercer un contrôle sur la direction de la structure sans obtenir de parts au capital ou un droit de vote.

Par ailleurs, la création d'un pacte d'associés va permettre à ces derniers d'avoir un pouvoir de contrôle sur la gestion de la société.

Enfin, dans certaines entreprises, les statuts peuvent déterminer et organiser le pouvoir de contrôle des associés.

Pour rappel, les statuts d'une entreprise sont formés de clauses qui vont définir le mode de fonctionnement et d'organisation de la structure.

Ils définissent également les rapports entre les personnes associés ou actionnaires d'une entreprise.

La liste des sociétés et entités concernées par la procédure apparaissent dans l'article L. 251-4 du Code de commerce. Il s'agit des sociétés commerciales (SARL, EURL), des sociétés civiles (société civile immobilière SCI) ou les sociétés par actions (SAS, SASU).

Quelles sont les formalités de déclaration des bénéficiaires effectifs RBE ?

Le représentant légal d'une société ou d'une entreprise doit effectuer plusieurs démarches administratives et respecter certaines modalités pour déclarer des bénéficiaires effectifs en vigueur.

Il doit constituer un dossier comprenant dans son contenu :

• Le document relatif au bénéficiaire effectif d'une société DBE-S-1 avec l'identité de la société : nom, forme juridique, adresse du siège social avec le nom de la commune ;

• Le formulaire DBE-S-2 s'il y a un bénéficiaire effectif en plus ;

• Le formulaire DBE-S-bis qui précise lesrèglesde contrôle exercé par le bénéficiaire effectif.

Le document relatif au bénéficiaire effectif d'une société et formulaire doit ensuite être signé par le représentant légal de la société personne morale .

Le dossier avec chaque formulaire doit ensuite être remis aux greffiers du tribunal de commerce.

La déclaration des bénéficiaires effectifs avec chaque formulaire peut être remis par voie postale. Elle peut également être remise en ligne sur la page dédiée du site service Infogreffe.

Par ailleurs, si des changements interviennent durant la vie des sociétés, une mise à jour des données du registre des bénéficiaires effectifs est obligatoire.

Donc le représentant légal doit remplir une déclaration des bénéficiaires effectifs pour transmettre les nouvelles informations sur les bénéficiaires effectifs.

Cette formalité de déclaration doit ensuite être transmise au greffe du tribunal de commerce.

La date limite de dépôt

Le dépôt d'une déclaration de bénéficiaires effectifs aux greffes du tribunal de commerce va disposer d'une date limite.

Cela va dépendre de la date d'une immatriculation de la société :

• Pour les sociétés immatriculées avant le 1er août 2017 : les sociétés doivent remettre leur registre au greffe avant le 1er avril 2018 ;

• Pour les sociétés immatriculées après le 1er août 2017 : elles doivent joindre leur déclaration au dossier de création ou bien la transmettre au greffe 15 jours au plus tard après le réception du dépôt.

Les sanctions en cas de non dépôt

Si jamais l'obligation faite de déposer le registre des bénéficiaires effectifs n'est pas respectée, les sociétés civiles et commerciales encourent des sanctions pénales.

En effet, le représentant légal de la société risque une peine de 6 mois d’emprisonnement et une amende de 7 500€.

Le coût de la déclaration des bénéficiaires effectifs

Le greffe du tribunal de commerce va demander des frais de dépôt pour l'enregistrement au RBE.

Ce coût va dépendre du type de déclaration et de la date de dépôt :

• Déclaration réalisée en même temps que la demande d’immatriculation au RCS : environ 22 € ;

• Déclaration réalisée dans le délai de 15 jours à compter de la délivrance du récépissé de dépôt de dossier de création au greffe : environ 50 € ;

• Déclaration modificative avec mises à jour : environ 45 €.

Une fois l'enregistrement fait, les personnes qui le souhaitent peuvent faire une recherche de bénéficiaire effectif.

En effet, depuis 2021, une mise à dispositionau grand public des informations a été permise grâce à la cinquième directive européenne.

L'INPI a donc procédé à l'ouverture d'un accès public en ligne, gratuit et entièrement dématérialisé à la recherche d'informations et à la description de tout bénéficiaire effectif.